La Administración financiera se encarga de planificar, evaluar, ejecutar y controlar los ingresos, inversiones y egresos dentro de una organización. Por ello es importante conocer cómo debe manejarse responsablemente el dinero.
Los Condominios son administrados por personas quienes carecen de la visión de una organización donde existan procedimientos para el manejo eficiente de sus recursos. Sin embargo la Ley de Propiedad Horizontal vigente desde 1983, explica en los siguientes artículos lo referente a los gastos y al Administrador respectivamente:
Artículo 11: “Son gastos comunes a todos los propietarios o a parte de ellos, según el caso:
- Los causados por la administración, conservación, reparación o reposición de cosas comunes;
- Los que se hubieren acordado como tales por el setenta y cinco por ciento (75 %) por lo menos, de los propietarios;
- Los declarados comunes por la Ley o por el documento de condominio”.
Artículo 20. “Corresponde al Administrador:
- Recaudar de los propietarios lo que a cada uno corresponda en los gastos y expensas comunes y si hubiere apartamentos rentables propiedad de la comunidad recibir los cánones de arrendamiento y aplicarlos a los gastos comunes; en caso de que lo recaudado supere a los gastos comunes, los propietarios por mayoría, podrán darle un destino diferente u ordenar su distribución;
f. Llevarla contabilidad de los ingresos y gastos que afecten al inmueble y a su administración, en forma ordenada y con la especificación necesaria, así como conservar los comprobantes respectivos, los cuales deberán ponerse a disposición de los propietarios para su examen durante días y horas fijadas con conocimiento de ellos;
g. Llevar los libros de: a) Asamblea de Propietarios, b) Actas de la Junta de Condominio, c) Libro diario de la contabilidad. Estos libros deberán ser sellados por un Notario Público o un Juez de Distrito en cuya jurisdicción se encuentre el inmueble.
h. Presentar el informe y cuenta anual de su gestión”.
Para reforzar lo expresado en el marco regulatorio, es importante que los propietarios de un Condominio conozcan cuáles son los términos contables apropiados para el buen manejo de los fondos que se recauden, los cuales pueden ser invertidos en mejorar las instalaciones para brindar mayor valor agregado a las mismas.
Dentro de los términos contables, se define al Activo como todos los bienes y derechos que se poseen. El Pasivo representa los compromisos adquiridos a cancelar y el Capital es el aporte de los propietarios dentro del Condominio. Los tres elementos conforman el Balance General. Los términos más empleados dentro de la Administración de un Condominio son:
− El Activo: Caja, banco y cuentas por cobrar.
− El Pasivo: Cuentas por pagar, IVSS por pagar y provisión prestaciones sociales.
− El Capital (Patrimonio): Es la diferencia que se obtiene entre el Activo y el Pasivo.
La información que arrojen las cuentas dentro del Balance General debe indicar la situación real acerca de los saldos arrojados durante un período de operaciones específico (mensual, bimestral, semestral o anual). La información colocada sin soportes (facturas originales) puede generar problemas de orden ético y legal. Por ello, se debe contar con personas con credibilidad, conocimiento y probidad para el manejo del dinero.
En próximas entregas, se ahondará en lo referente al entrenamiento de los propietarios de un Condominio para así generar mayor participación de los mismos en la Administración de los recursos financieros.
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